Сообщений в теме: 10

[falconez]

Добрый вечер, друзья, прошу вашей помощи и подсказки. Уже несколько месяцев работаю в районной администрации юристом, устроился сразу после вуза. До этого нигде не работал, отсюда, вероятно и пошли первые проблемы на рабочем месте.

 

Проблема № 1. Работа связана, в основном, с бумагами, коих у меня на моем рабочем месте скопилось нереальное множество. Работаю сравнительно недавно, а что где лежит. до сих пор не могу разобрать. Бывает, руководитель говорит, подними такой-то запрос, я тебе отписывал в прошлом месяце. Я иду, перелопачиваю кучу бумаг, и через минут 20 нахожу нужную бумажку. Отсюда уже претензии, мол, чего так долго. За несколько месяцев обложился кипами бумаг. А бывают еще личные поручения руководителя, тоже связанные с бумагами, которые смешиваются с жалобами, различными документами ресурсоснабжающих организаций, предприятий и обществ. И поднять нужный документ, который пришел к тебе месяца 2-3 назад, проблематично. Вопрос, собственно, простой - подскажите, пожалуйста, как лучше организовать свое рабочее пространство? 

 

Проблема № 2. Собственно, распорядок дня. Рабочий процесс заключен в составлении различных документов, участии в различных встречах, советах, судах. Есть еще личные поручения руководителя и его заместителей. Есть еще задания, которые нужно сделать срочно, не очень срочно, через неделю/месяц/квартал. Все держать в голове нереально. Копнул в интернете планнеры-органайзеры, их сотни. Платные, бесплатные, тяжелые, простые. Короче, нужно что-то вроде помощника задач, который будет каждый день напоминать тебе о задачах, которые нужно сделать, их сроках, приоритетах, этапах. Желательно, чтобы можно было "кушать слона по частям", ведь так вроде как правильно. Например, что-то вроде:

 

"составить докладную записку в администрацию края о проделанной работе по борьбе с наркоманией среди несовершеннолетних -

1. собрать сведения

1.1 направить запросы

1.1.1 в молодежный центр

1.1.2 в центр занятости 

2. скомпоновать

3. согласовать

4. отправить"

 

В общем, проблем гораздо больше, чем две. В голове творится каша, я почти ничего не успеваю. Приходится сидеть до 11 вечера и по пол-дня на выходных. Я не хочу начинать свой карьерный рост с косяков и клейма неорганизованной неряхи. Может кто-нибудь подсказать мне, как выбраться из такой трясины? Заранее спасибо!

[0.anzhelika.0]

1. составить список основной работы/ процессов по схеме - от кого получаешь инфу, в каком виде, как надо обработать, что выдать в результате, кому отдать, в какие сроки.
2. для каждого процесса определить какие документы нужны, сделать шаблоны, разложить по папкам, очень четко и внимательно назвать файлы.
3. если есть нужда хранить бумажные документы, то организовать под них папки - или под процессы, или под организации, или под конкретных людей. Все полученные бумаги четко тут же туда складывай, в углу ОБЯЗАТЕЛЬНО надписывай когда получил и до кратко что надо сделать "Составить претензию до ... числа", "Согласовать ответ с начальником". Или лепи стикеры по цветам, чтобы выглядывали из кипы бумаг - красный срочно, желтый в течение недели, зеленый в течение месяца.
4. еще вариант - заведи три полки "новые документы", "в работе", обработанные". По идее, к концу дня у тебя должны быть пустые все три, обработанные должны быть подшиты в папки из п. 3.
5. для меня самый удобный вариант для рабочих дел - напоминашки в календаре аутлука, потому что у меня что записано на бумаге, то потеряно. Главное - даже в спешке потрать 2 минуты чтобы педантично сформулировать и внести текст напоминашки. Причем не просто на дату "Отдать начальнику готовое письмо", а несколько напоминашек: за неделю - "подобрать инфу, начальник, дело Ромашек", за 3 дня - "написать письмо, начальник, дело Ромашек", за 2 дня - "согласовать с начальником, дело Ромашек", в нужный день - "распечатать и отдать начальнику письму, дело Ромашек". Т.е. вот такой обратный календарь. Обязательно вписывать инфу на тему кого-то пнуть - "Напомнить юристу Ромашек про вопрос ..., начальник, дело Ромашек".
6. Ну и вот почитай послушай, очень толковые вещи говорит чувак. В т.ч. по п. 5. Вот это основное слушай, но лучше все:

• 42:42 Что такое "Входящие"?

• 46:44 Что такое инбокс, как выглядит его очистка и что значит "Переваривать "Входящие"?

  50:20 О важности правильной формулировки задач 

  52:40 Как правильно формулировать задачи?

 

Вообще довольно странно что вас не научили элементарным вещам, потому что такое мне давали на курсах секретарей и потом сильно пригодилось во всех сферах жизни.

"составить докладную записку в администрацию края о проделанной работе по борьбе с наркоманией среди несовершеннолетних -

1. собрать сведения

1.1 направить запросы

1.1.1 в молодежный центр

1.1.2 в центр занятости 

2. скомпоновать

3. согласовать

4. отправить"

Вот эта хня, судя по всему, у вас регулярная и привязана к определенным срокам раз в месяц/ квартал/ полугодие/ год. Ну и забей ее на автоповторение в электронный календарь и приготовь шаблон записки С ПУСТЫМИ МЕСТАМИ, а не старым текстом (!), куда ты сможешь просто копипастить полученную инфу.

 

 

Еще хорошим тоном будет сделать автополя:

• слева сверху - название документа 8 шрифтом,
• справа снизу - страница № из №№ страниц,
• слева снизу или в конце каждого документа - "Исп.: должность, фио, актуальная почта, телефон".

Чтобы твои документы были идентифицированные и удобные для работы, если ты уронишь несколько нескрепленных документов, то такие автополя помогут тебе быстро в них разобраться и правильно разложить.

[bratishka]

Проблема 1: Элементарная классификация бумажек - служебки/хуебки, жалобы, заявления, че там еще у тебя есть

Проблема 2: Элементарный ежедневник

[Komsom]

Проблема 1 - если в дальнейшем оригиналы документов не нужны, то проще сканировать их и сохранять на рабочий диск в требуемой систематизации (например, организация Х - вопрос У - дата Z). Сами оригиналы подшиваешь в папку с наименованием организации в хронологическом порядке. Практика показывает, что систематизация бумаги (и что самое главное, при дальнейшей работе с документами, особенно если документами пользуются 3-и лица - сохранение данного порядка) требует туеву кучу времени.

У меня, к сожалению/счастью все бумаги валяются хаотически, порядок только в хранении сканов.

Проблема 2 - календарь Аутлука в помощь, там можно выставлять задачи как душе угодно. Также твой руководитель/замы также могут в аутлуке отписывать задачи, указывая срок исполнения, что облегчит как твою, так и их работу по контролю исполнению задач.  По хорошему, в крупной организации должна быть налажена система электронного документооборота, в рамках которой срок исполнения назначается автоматически.

 

Предложение Анжелики по автополям это конечно жесть ИМХО, новое слово в бюрократии

[0.anzhelika.0]

ты просто не работал в крупной фирме :)))) Когда компания большая, тогда очень удобно, что документы идентифицированы :) К тому же нет ничего сложного ОДИН раз настроить шаблон word и все новые файлы будут с автополями.

[-=JG=-]

Автор за сколько диплом купил и где ты так учился?
Твоя специальность подразумевает умение разбираться в тоннах макулатуры и ещё больше генерировать её, тем более в администрации, муниципалов хлебом не корми дай только написать чего.
Заведи бумажный ежедневник, две ручки и таскай всё время с собой.
Для бумажного хаоса у тебя в кабинете не для красоты стоит шкаф и куча папок, в подвале архив

Сообщение отредактировал -=JG=-: 09 мая 2016 - 17:51

[Негритенок]

Использование системы управления базами данных - к примеру 1С:Документооборот или нечто подобное.

 

Как плюсы - ничего не потеряешь и всегда быстро найдешь.

Как минусы - каждый входящий документ надо переводить в электронный вид, возможно покупать лицензию на софтину.

 

Там же можно хранить и график работ/переписку и прочее.

 

Как разбираться во всей этой куче добра без автоматизации я слабо представляю.

[RIG]

Ну уж прям)))) совершенно не факт, что вчерашний выпускник, отлично разбирающейся в праве, умеет структурировать  информацию в том смысле, который мы сейчас имеем ввиду и управлять всей этой бумвжной ересью.... встречал я и кучу толковых ребят, которых этому не научили, и супертолковых раздолбаев - выпускников лучших ВУЗов страны, да и мало ли кого.... А на форуме сразу сплеча и бездумно: где, дескать, диплому спер?)))))

ЗЫ. Автор, присмотрись к своим сильным сторонам. Может быть, ты круто красноречив или великолепно пишешь или еще чего...... Используй это чтобы срочно вырасти по карьере, а тупую работу повесь на подчиненных))))

Если что, это серьезный совет 

[Мальчик Бананан]

Проблема 1 - веди подробный дневник, лучше электронный. Не нужны никакие программы и органайзеры, только запутаешься.

 

Все записывай, но в первую очередь, что просил и поручал непосредственный начальник ))

 

Твоя работа в администрации представляет собой бесполезное перекладывание бумажек и никому не нужную отчетность, потому что новичков не допускают ни до распределения земли, ни до разрешений на строительство, ни к транспорту, ни к ЖКХ. Да, составь отчет о профилактике наркомании и пр., это тоже кто-то читает.

 

Это и не юриспруденция, если откровенно. Зато если освоить основные принципы чиновничьей работы, можно двигаться и в других направлениях госслужбы. Главный принцип - докладывать вверх, как просят, и грузить всякой фигней нижестоящих, самому быть посередине и координировать ))

Проблема 2 - дели день на работу в офисе и вне.

 

Если есть суды и прочая возможность улизнуть, это каждый раз должно быть подтверждено документально, чтобы не уволили за прогул )) ну и задачи надо классифицировать по срочности - это азы.

[falconez]

Мальчик Бананан, подскажите, что вы имели в виду под электронным дневником? Я тут полазил в аппсторе, нашёл какой-то "todoist", но пока не начал ещё пользоваться. Электронный дневник это типа эверноут? Я что думаю. Например одну большую задачу, вроде разрешения жалобы, разбить на несколько частей. Там - 1. Направить запросы, 2. Получить ответы в сроки 3. Свести информацию 4. Подготовить ответ 5. Подписать и отправить. Каждая часть требует своих действий, и чтобы четко каждую закрывать, ставить себе напоминания каждый раз. Примерно вот, что я бы хотел. Дневник подойдёт?

[Мальчик Бананан]

Да просто табличка в экселе или текстовый файл, чтобы не забывать, в какой день и что поручил начальник, когда был отправлен запрос и пр. )) хотя сам я до сих пор пользуюсь бумажным ежедневником, мне так привычнее. А еще люблю выдирать листы из старых ежедневников и писать подробнейший план работы на конкретный день, бывает, до полусотни пунктов доходит.

 

Разбивка на части неправильная, все проще: 1) написать запрос; 2) получить ответ; 3) подготовить ответ, подписать и отправить.

 

Наверное, в начале карьеры удобнее будет бумажный еженедельник, который правильнее всегда носить с собой и все туда записывать.